Hvordan ta opp telefonsamtale?

Hvis du for eksempel holder et møte eller intervju gjennom å ha en telefonsamtale, er det lurt å ta opp lyd eller video av samtalen. Dette gjelder også for Teams, Zoom eller Skype møter man har på mobilen, eller andre former for digital kommunikasjon.

De fleste telefoner har muligheten til å ta opp både lyd og video, med apper som kommer som standard, eller ligger gratis i de respektive butikkene for apper, eller for nedlastning fra nett, som da krever manuell installering. Det finnes både enkel og brukervennlig, samt mer avansert programvare.

Det er mye å tenke på før du skal ta et opptak av en samtale. Man må ha samtykke og sørge for at alle parter av samtalen synes det er greit, og sørge for at man ikke bryter eventuelle taushetsplikter. Man må også finne ut av hvilke alternativer man har for medium for samtalen.

Til slutt bør du sørge for at filene dine har den høyeste kvaliteten de kan ha, før de eventuelt bearbeides og sendes til de kanalene de skal til. Skal man hyre eksterne leverandører av tjenester, bør man sørge for at lydkvaliteten er god og medsendt info, er klar og tydelig.

Husk samtykke til å ta opptak

Når man for eksempel avholder et intervju, er det viktig at alle partene som er involvert, er klar over og har gitt tydelig beskjed, gjerne på selve opptaket og skriftlig, at de samtykker. Dette gjelder også for videre bearbeiding og eventuell utgivelse av materiell som bruker samtalen.

Personvern bør tas på alvor, og det finnes egne lover og retningslinjer for oppbevaring av dem, og alle som er involverte i et intervju eller en samtale som blir tatt opp, enten på video eller bare lyd, må være klare over hvordan disse dataene behandles, oppbevares og eventuelt deles.

Det finnes regler for oppbevaring av både lydfiler, videofiler og tekstfiler som er uthentet fra eventuelle møter. På samme måte som referater og transkripsjoner. Alle i alle ledd av produksjonen eller prosessen som har noe med lyd- eller videofilen å gjøre, har et visst ansvar.

Dette gjelder spesielt for mindreårige deltakere, som også må ha samtykke fra foresatte eller verger, og avhengig av arbeidet kan det også kreves politiattester og godkjenning fra andre anstalter. Her er det viktig å finne ut hva som gjelder for ditt spesifikke tilfelle.

Lydopptak av samtale

Det er mange grunner til å ta opp en samtale. Hvis man som tidligere nevnt, avholder et intervju, er det veldig fint å kunne gå tilbake til det i ettertid, for å høre hva som blir sagt, så man slipper å huske alt som blir sagt, og ikke går glipp av viktig informasjon. Her er også transkripsjon givende.

Man kan også ha et møte man ønsker et ord-for-ord referat fra, som man kan få både i lyd, video og tekstformat, om man tar opp og har utstyr til det. Dette gjelder både for fysiske og digitale møter. Her gjør også transkripsjon at man finner tilbake til informasjonen enklere, ved å søke i teksten.

Et opptak av en samtale kan bearbeides til å brukes i eventuelle utgivelser som er lydbaserte, som podkaster eller videoer hvor man gjerne vil referere til en mening eller et poeng. Som nevnt i de tidligere paragrafene er også da transkripsjon et godt alternativ for lagring av dette.

Skal man bruke et lydopptak, lønner det seg å ha god lydkvalitet, både fra egen mikrofon og fra høyttaleren man bruker, og altså da mikrofonen til de andre deltakerne i samtalen, hvis den holdes digitalt. Det blir da lettere å bearbeide og kan limes rett inn i for eksempel filmer, senere.

Må du bruke telefon?

Nei, du må ikke bruke en telefon for å ta opp en telefonsamtale. Med dagens teknologi kan man ha samtaler på telefonen, på datamaskinen, nettbrett eller hvilken enhet man vil, egentlig. Man trenger heller ikke å bruke samme enhet som den man prater med.

Fordelen med å ha møtet eller samtalen via en PC, er at man lettere kan ta opp lyden og eventuell video i høy kvalitet og lagre den der man har flest bearbeidings alternativer. PC-er har også ofte bedre internettforbindelse og kan gi deg bedre tilkobling til den eller de du prater med.

Man kan også ta opp samtalen med en båndopptaker, og da for eksempel bruke en høyttaler for å spille av samtalen høyt, men dette gir dårligere lydkvalitet og filene blir vanskeligere å bearbeide, og for eksempel transkribere. Her gjelder det å følge både lokale og nasjonale retningslinjer.

Transkripsjon av dine samtaler!

Som vi har nevnt flere ganger, er transkripsjon en flott måte å få lagret samtaler i tekstform, da de bare er avskrevne lyd eller videofiler, ofte lagret i enkle DOCX-filer. Det vil da være lønnsomt med så klare og tydelige lydfiler som overhodet mulig, men husk at det finnes forskjellige retningslinjer.

Vi i Din Transkribent kan hjelpe deg med å transkribere dine møter og samtaler av alle slag. Disse kan da brukes i videre forskning eller arbeid, og enkelt refereres til og hentes frem i ettertid. God transkripsjon kan også brukes som utgangspunkt for eventuelle undertekster.

Følg alle retningslinjer som finnes for oppbevaring av data, taushetsplikter, publikasjon og så videre, og bruk gjerne tredjeparts aktører, så lenge de også er klare og tydelige på disse retningslinjene. Våre ansatte er innforstått med regelverk og retningslinjer for slikt.